05 Okt '14

Outlook Terminerinnerungen unter Windows 7

Obwohl Windows 7 nun schon seit langem eingesetzt wird, hat mich mein Chef vor einigen Tagen auf ein Verhalten aufmerksam gemacht, das mir bisher nicht aufgefallen war:
In Outlook (hier 2007) kann man sich Terminerinnerungen einstellen, um eine gewisse Zeit vor einem Termin daran erinnert zu werden. Unter Windows XP wurde dies durch ein sich öffnendes Fenster und einen Sound signalisiert. Im vorliegenden Fall wollte dieses Fenster aber nicht in den Vordergrund kommen. Lediglich das Outlook-Symbol in der Taskleiste leuchtet auf und erst über einen Klick auf dieses kann man das Erinnerungsfenster anzeigen lassen.
Ich vermutete zuerst eine fehlerhafte Konfiguration und stellte mich schon auf eine langwierige Fehlersuche ein, doch nach etwas Recherche im Internet wurde schnell klar: It’s not a bug, it’s a feature!
Anscheinend hat sich Microsoft gedacht, es wäre eine gute Idee, den Benutzer nicht durch aufpoppende Fenster bei seiner aktuellen Tätigkeit zu stören.
Nun, man mag mir widersprechen, aber ist nicht genau das der Sinn einer Terminerinnerung?!
Leider hat aber Microsoft keine Möglichkeit eingebaut, dieses Verhalten zu beeinflussen und es gibt auch in den Tiefen der Registry keine entsprechende Stellschraube.
Was macht also ein Informatiker in solch einem Fall? Richtig, er schreibt sich ein Script!
Der erste Ansatz: Ein VBA-Makro in Outlook selbst
Schnell war jedoch klar, dass der entsprechende Trigger vor dem Erstellen des Fensters ausgeführt wird und man somit keinen Zugriff darauf erhalten kann.
Die zweite Idee: Auf ein entsprechendes Fenster „warten“
Ein Script, das auf ein Fenster mit entsprechendem Titel wartet, war schnell geschrieben, doch nach dem ersten Tag zeigte sich, dass die verwendete Funktion nicht gerade sparsam mit den Ressourcen umgeht, denn das kleine Script hatte bereits mehr Rechenzeit verbraten, als Outlook selbst.
Der dritte Ansatz brachte dann Erfolg: Windows-Shell-Hooks
Durch Windows-Hooks informiert das Betriebssystem das Programm über Ereignisse der Benutzeroberfläche, unter anderem auch über neu erstellte Fenster. Sobald das Outlook-Erinnerungsfenster erstellt wird, wird dieses in den Vordergrund geholt, wobei die aktuell aktive Anwendung den Fokus behält, um den Benutzer nicht bei Eingaben oder beim Scrollen zu stören.

Download
Obwohl ich keine ausgiebigen Test durchführen konnte, stelle ich das Programm nun zum Download bereit. Es hat bisher bei mir ohne Probleme funktioniert, von daher steht es nun auch anderen zum Testen zur Verfügung:
Das kleine Programm kann Outlook_VordergrundH.7z hier heruntergeladen werden.
Die entpackte Datei kann ohne Installation gestartet werden, ich empfehle jedoch im Autostart-Ordner (C:\Users\USERNAME\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs\Startup\) eine Verknüpfung anzulegen oder die EXE-Datei direkt dorthin zu kopieren.
Das Programm erstellt beim ersten Start im AppData Verzeichnis eine Konfigurationsdatei für ein deutsches Outlook, weitere Sprachen können hier entsprechend ergänzt werden. Ich habe leider aktuell nur ein deutsches Outlook zur Hand und kann daher keine weiteren Sprachen testen. Ich würde mich über Rückmeldungen mit neuen Sprachen freuen.
Ansonsten hat das Programm keine Benutzeroberfläche oder weiteren Einstellungen, nur durch ein „Uhr-Symbol“ in der Benachrichtigungsleiste ist zu erkennen, das die Software läuft.
Vielleicht hilft es dem ein oder anderen, der ebenfalls seine Probleme mit diesem „Feature“ hat.
Über Rückmeldungen und Anregungen würde ich mich freuen, gerne können auch Fehler gemeldet werden.

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